E-Rechnung Pflicht 2026: Was Handwerker jetzt tun müssen

Definition: Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format (z.B. XML) ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein einfaches PDF-Dokument erfüllt diese Kriterien allein nicht.

Die Digitalisierung im Handwerk macht vor der Buchhaltung nicht halt. Nach der GoBD kommt nun der nächste große Meilenstein: Die E-Rechnungspflicht. Gemäß dem Wachstumschancengesetz müssen Unternehmen im B2B-Bereich ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Für 2026 rückt nun die aktive Umstellung des Versands in den Fokus.

Was ist eine E-Rechnung? (Spoiler: Ein PDF reicht nicht)

Viele Handwerker denken, eine E-Mail mit einer PDF-Rechnung sei bereits eine elektronische Rechnung. Das ist ein Irrtum.

Nach der gesetzlichen Definition (siehe BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024) ist eine E-Rechnung ein Dokument, das in einem strukturierten elektronischen Format erstellt wird. Dieses Format muss die Norm EN 16931 erfüllen. Ein reines Bild (wie ein PDF oder ein Scan) erfüllt diese Anforderung nicht, da die Daten für Computer nicht ohne Weiteres "lesbar" sind.

Die zwei wichtigsten Formate: XRechnung vs. ZUGFeRD

In Deutschland haben sich zwei Standards etabliert:

XRechnung: Ein rein datenbasiertes Format (XML). Laut KoSIT ist es der Standard für Behörden.
ZUGFeRD: Ein Hybrid-Format. Es besteht aus einer für Menschen lesbaren PDF-Datei, in die eine unsichtbare XML-Datei eingebettet ist. ZUGFeRD ist für das Handwerk ideal, da du die Rechnung weiterhin wie gewohnt ansehen kannst.

Zeitplan: Wann wird es ernst?

Seit 1. Januar 2025: Empfangspflicht für alle B2B-Umsätze.
Ab 1. Januar 2027: Versandpflicht für Unternehmen mit > 800.000 € Vorjahresumsatz.
Ab 1. Januar 2028: Verbindliche Versandpflicht für alle Unternehmen im B2B-Bereich.

Warum du 2026 umstellen solltest

"Wer frühzeitig umstellt, spart pro Rechnung bis zu 6,50 € an Prozesskosten gegenüber der Papierverarbeitung," sagt Thomas Müller, Experte für digitale Buchhaltung bei Werkr.

Schnellere Zahlung: E-Rechnungen verkürzen die Zeit bis zum Geldeingang um durchschnittlich 3-5 Tage.
Rechtssicherheit: Vermeidung von Bußgeldern und Problemen bei der Betriebsprüfung.
Automatisierung: Wegfall von manuellem Abtippen in die Buchhaltungssoftware.

Wie Werkr dir hilft

Mit Werkr bist du auf der sicheren Seite. Unsere Software unterstützt bereits heute die Erstellung von ZUGFeRD 2.2 konformen Rechnungen.